如何管理員工檔案的存儲

1.原始員工檔案是指員工的官方人事資料。 公司聘用的所有本市城鎮戶籍職工的原始資料由公司轉存。

2、城鎮戶籍公司聘用的所有員工，在勞動合同試用期滿後，應按照公司檔案移交要求，將檔案移交人力資源管理部。 因特殊情況不能在規定期限內完成檔案調整程序的，本人必須向人力資源管理部提交詳細的書麵說明材料。 不調整檔案或者未經批準不調整檔案的，有權在規定期限內解除勞動合同。

3、人力資源管理部負責人事檔案原件的受理、補充、考核、備案和保管工作。

4、查閱原始人事檔案管理規定：

⑴ 查閱原始員工人事檔案前，必須填寫《員工人事檔案查詢申請表》。經主管批準後，交人力資源管理部辦理。其他部門無權訪問員工的原始檔案。

⑵ 查閱員工原始人事檔案獲得的信息，由人力資源管理部門保管或使用後銷毀。

⑶ 員工檔案卡由人力資源管理部保管。 員工離職並辦理完手續後，退還員工或人力資源管理部負責原件的移交。

⑷ 原則上不處理非公司人員查閱原始資料。 政府職能部門查閱職工人事檔案原件的，原人事檔案的審批手續由人力資源行政主管部門協調辦理。

⑸ 公司在職期間，如需保存人事檔案原件，必須填寫《員工人事檔案原件補充申請表》。 經主管批準後，報人力資源管理部處理。

5、員工績效及培訓檔案：

員工績效及培訓檔案是員工自上任以來創建的檔案，包括員工身份證複印件、學曆證書等相關文件、工作期間的各項培訓、員工考核等。

⑴ 人力資源與行政部負責員工培訓、績效檔案的組織與歸檔、日常管理工作。

⑵ 員工培訓和績效檔案實行分級管理。部門負責人及以上檔案由人力資源管理部門負責人或其指定的負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）的培訓和績效檔案由人事文員管理。

⑶ 部門負責人可以訪問員工的培訓和績效檔案。

⑷ 員工培訓和績效檔案應當按照國家有關檔案管理規定記入員工人事檔案。

⑸ 員工離職後，員工的培訓和績效檔案由人力資源管理部門保存備查。